Normalmente, as metodologias para mapear e otimizar processos de negócio são baseadas em entrevistas, workshops e métodos qualitativos que envolvem a participação intensiva de clientes e colaboradores. Estes métodos são muito demandantes em tempo e esforço, envolvem custos bastante relevantes e nem sempre garantem uma visão completa dos processos.
O Process Mining é uma abordagem completamente diferente. Conforme definição do Instituto de Pesquisa Gartner, o Process Mining “tem o objetivo de descobrir, monitorar e melhorar processos reais através da análise de logs de eventos que existem nos atuais sistemas das empresas”. Com base em técnicas de cientistas de dados e algoritmos matemáticos, o Process Mining cria um processo exclusivamente através dos dados presentes nos sistemas de TI. Desta forma tanto os processos reais executados pelos colaboradores ou clientes quanto as regras de negocio são mapeados automaticamente.
A abordagem foi criada em 2011 com a publicação do Process Mining Manifesto por uma força tarefa criada pelo Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE). Hoje o mercado vale 185,3 milhões de dólares. E deve atingir o patamar de 1,4 bilhões de dólares em 2023 conforme publicação de junho de 2018 da MarketsandMarkets™.
Grande parte deste crescimento se deve à forte colaboração entre os principais fornecedores de soluções de Process Mining com grandes soluções de mercado de empresas como SAP, Oracle e Salesforce.
Como o Process Mining funciona
As principais etapas de uma análise utilizando a abordagem Process Mining englobam:
- Fase da Descoberta – Utiliza os logs de eventos dos sistemas para construir os processos sem nenhuma outra informação adicional. O processo é desenhado simplesmente com base em dados.
- Fase da Confirmação – Compara o processo teórico esperado pela empresa com o processo desenhado só com os dados. Esta técnica determina se existem desvios entre o processo real e o processo esperado. Por exemplo: identificando situações de nâo conformidade.
- Fase da Melhoria – Identifica mudanças no processo com base no que está acontecendo na realidade. Por exemplo: identificando que algumas etapas executadas na realidade são mais eficazes e eficientes do que está no processo previsto.
Nos dias de hoje, já existem no mercado alguns softwares específicos capazes de aplicar esta nova abordagem. Estes sistemas possibilitam a extração dos dados de eventos em tempo real para compreender como realmente funcionam os processos de negócios.
A maior parte destes softwares está sendo desenvolvida por Startups, como a Celonis, criada em 2011 e já avaliada em 1 bilhão de dólares. Estes softwares são capazes de gerar:
- Um fluxograma real de como um processo está sendo executado na prática (em BPMN ou outro formato)
- A visão de ponta-a-ponta de todas as etapas do processo com dados quantitativos (ex. volumes e tempos) sobre trajetórias “felizes” e “infelizes” (ex. gargalos, percursos alternativos, barreiras).
Figura 1: Técnica básica de Process Mining
Fonte: Market Guide for Process Mining, Abril 2018 – Gartner
Algumas aplicações da abordagem de Process Mining
Um estudo do Instituto Gartner, publicado em abril deste ano, apresenta algumas das principais aplicações da abordagem em diferentes situações, como:
- Melhoria de processos: atua como um fator facilitador em iniciativas de otimização de processos fornecendo visibilidade e conhecimento de como os processos estão sendo executados na realidade.
- Melhoria da auditoria e compliance de processos: auxilia a verificar se a execução de processos pelas operações está conforme os processos ou procedimentos definidos.
- Aumento da automatização de processos: oferece informações significativas para os analistas de forma a identificar e quantificar as oportunidades de automação de processos bem como fornece insumos para a defesa do business case de iniciativas de automação.
- Suporte à transformação digital: fornece informações sobre como as operações estão executando os processos e suportam as empresas na identificação de oportunidades de digitalização.
- Otimização de recursos operacionais de TI: promove a melhoria dos processos de teste e de migração, além de fornecer informações úteis para a estabilização após a implementação dos projetos.
Existem vários casos de sucessos utilizando a abordagem de Process Mining em grandes empresas. Nos sites dos principais vendedores da solução (ex. Celonis, Cognitive Technology, Fluxicon, Software AG) são apresentadas aplicações em todas as indústrias.
Em um destes casos de sucesso, a Celonis e a empresa de telecom Vodafone receberam em 2017 o Prêmio SAP para a inovação de processo. Aplicando Process Mining ao processo de Purchase-to-Pay conseguiram uma redução de 11% no custo dos processos, 20% no time-to-market e atingiram o objetivo de 85% dos pedidos de compra sendo completados corretamente na primeira vez.
O poder de análise dos softwares de Process Mining permite auxiliar as empresas na tomada de decisão com base em informações objetivas, pois os logs dos eventos mostram efetivamente como estes foram realmente executados. Como a abordagem documenta os processos da empresa, isto permite o conhecimento de eventuais processos não formalizados ou desvios que algumas vezes podem ser críticos para o negócio.
Diante disso, as empresas conseguem ter muito mais assertividade sobre o que deve ser melhorado e quais ações devem ser prioritárias.
Hoje, a disponibilidade dos dados, devido às iniciativas de Big Data e a facilidade de acesso a cientistas de dados, pode favorecer ainda mais a aplicação da abordagem de Process Mining em grandes empresas. E promete ser uma abordagem de análise de processos cada vez mais poderosa, oferecendo agilidade, eficiência, transparência e validade para os processos empresariais.
