A governança de processos tem se consolidado como uma ferramenta essencial para empresas do setor de óleo e gás que buscam aumentar a eficiência, reduzir gargalos e garantir a padronização em projetos de alta complexidade. No contexto de uma recente reestruturação organizacional em uma das principais operadoras de ativos offshore do Brasil, a BIP Consultoria foi responsável por conduzir um mapeamento completo dos processos da Superintendência (SUB), vinculada à gestão de projetos submarinos.
Essa reestruturação impactou diretamente três Gerências de Projetos estratégicas, exigindo uma revisão profunda dos fluxos operacionais e da matriz de responsabilidades. O objetivo foi garantir que os processos estivessem alinhados com os objetivos estratégicos da companhia, ao mesmo tempo em que se eliminavam desperdícios e se aumentava a visibilidade sobre os pontos críticos da operação.
O trabalho envolveu análise da cadeia de valor, entrevistas com stakeholders, construção de uma Matriz RACI e redesenho dos fluxos com foco em padronização e melhoria contínua. A atuação da BIP gerou valor não apenas em termos de controle e qualidade, mas também na integração entre as áreas, promovendo uma governança mais robusta e transparente em um dos segmentos mais críticos da cadeia de óleo e gás: os projetos offshore.
Nos próximos tópicos, você verá como o mapeamento foi estruturado, os resultados alcançados e por que investir em governança de processos é um diferencial competitivo para grandes operações da indústria energética.
Contexto
No atual panorama empresarial, caracterizado por uma competição acirrada e globalização, as organizações enfrentam a crescente demanda de um público cada vez mais exigente, concentrado nos pilares de qualidade, custo e prazo. Para se destacarem nesse cenário desafiador, as empresas buscam incessantemente soluções inovadoras que não apenas agreguem valor aos seus processos e produtos, mas também eliminem desperdícios de maneira eficiente.
Nesse contexto, é necessário que as empresas compreendam e aprimorem seus processos internos, bem como a matriz de responsabilidades associada. A utilização do mapeamento de processos emerge como uma ferramenta fundamental nesse contexto, possibilitando um controle abrangente de todo o fluxo operacional. Essa abordagem permite identificar perdas e gargalos, promovendo o aumento da eficiência organizacional.
A integração dos processos à cadeia de valor da empresa é essencial para assegurar que todas as atividades estejam alinhadas com os objetivos estratégicos. A padronização das atividades desempenha um papel crucial, proporcionando consistência e eficiência operacional. Ao estabelecer procedimentos padronizados, a empresa reduz a variabilidade, elevando a qualidade de suas operações.
A meta de reduzir gargalos e otimizar o tempo torna-se uma prioridade para aprimorar a eficiência e a produtividade. Nesse sentido, a implementação de práticas que visem a eliminação de obstáculos e a otimização dos processos temporais ganha destaque. Destaca-se ainda, que a ausência de uma matriz RACI pode dificultar a atribuição clara de responsabilidades e papéis dentro da organização, enfatizando a importância de estruturas organizacionais bem definidas para o sucesso da Governança de Processos. Esses aspectos fundamentais contribuem não apenas para a melhoria contínua, mas também para a construção de bases sólidas que promovem a competitividade e a sustentabilidade no mercado atual.
Razões para Investir em Governança de Processos
- A Relevância da Governança de Processos no Ambiente Corporativo
A Governança Corporativa visa direcionar o comportamento organizacional para alcançar resultados, limitando práticas indesejadas. A Governança de Processos, por sua vez, oferece uma compreensão aprofundada do funcionamento dos processos, identificando claramente papéis e responsabilidades, promovendo decisões mais assertivas. A estruturação, controle e propostas de aprimoramento são constantes nessa abordagem, sempre visando agregar valor ao cliente.
O alinhamento estratégico e a definição precisam de papéis e responsabilidades são exemplos concretos dos benefícios derivados da implementação da governança de processos. Esses elementos possibilitam a criação de mecanismos eficazes para monitorar e controlar os processos organizacionais, tornando mais transparente a visão das pessoas envolvidas, promovendo empatia e contribuindo para o alcance de metas a longo prazo.
Para assegurar a eficiência da governança de processos, é crucial que ela seja estruturada de maneira a incorporar a perspectiva do cliente ao processo. Reconhece-se que um processo não se encerra apenas porque uma atividade foi concluída; a sinergia entre a empresa e o cliente é indispensável.
Além da sinergia, a constituição de uma equipe com responsabilidades e autoridades claramente definidas é vital. Essa clareza é essencial para supervisionar e controlar o cumprimento efetivo das atividades, garantindo o sucesso da Governança de Processos.
- Benefícios da Governança de Processos
A Governança de Processos traz benefícios importantes para organização, entre eles podemos citar: alinhamento estratégico, accountability, visibilidade de processos e redução dos riscos.
O alinhamento estratégico é obtido através dos mecanismos de controle utilizados para verificação da conformidade do processo e atingimento de metas.
A Governança de Processos apresenta papéis e responsabilidades bem definidos a cultura do Accountability possibilita a integração entre as áreas possibilitando a empatia, pois o colaborador consegue enxergar o impacto do deu trabalho na rede de processos.
A visibilidade de processos se dá pela visão centralizada e única dos processos, permitindo identificar de maneira fácil e rápida eventuais problemas e trabalhar de forma priorizada. E a redução de riscos ocorre devido a supervisão, controle e acompanhamento na tomada de decisões.
O acompanhamento constante dos processos e a adoção de uma visão de processos centralizada, traz impactos muito positivos na satisfação do cliente.
Implementação de Governança de Processos no cliente
Aprimorar a eficiência operacional e alcançar níveis mais elevados de excelência é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Nesse sentido, a implementação de governança de processos no cliente surge como uma abordagem estratégica para otimizar o fluxo de trabalho e impulsionar resultados.
Antes de iniciar qualquer transformação, é essencial realizar um diagnóstico preciso do ambiente empresarial. Utilizando técnicas avançadas de mapeamento de processos, buscamos compreender as necessidades específicas e o nível de maturidade da empresa. Entrevistamos colaboradores-chave, avaliamos boas práticas e analisamos a cadeia de valor para alinhar os processos com os objetivos da alta gestão.
- Identificação de Oportunidades e Melhorias
Com os insights do diagnóstico em mãos, mapeamos minuciosamente os processos, identificando gargalos, limites e oportunidades de aprimoramento. Entrevistas individuais e análise de rotinas permitem compreender os pontos críticos, concluindo na priorização de processos de maior impacto. Durante o redesenho do processo, propomos melhorias significativas, reduzindo etapas desnecessárias e otimizando a eficiência.
Após um minucioso estudo na gerência de implantação de projetos submarinos, implementamos ações práticas para aprimorar a qualidade da governança de processos. A identificação de pontos críticos e a priorização de processos chave direcionam o mapeamento, culminando em propostas de melhorias que são cuidadosamente validadas. A comunicação efetiva de todas as mudanças é realizada através de canais estratégicos, destacando os ganhos em cada etapa do processo.
- Monitoramento Contínuo para Resultados Duradouros
Nossa abordagem não se encerra na implementação. Estabelecemos um processo de monitoramento contínuo para identificar e corrigir eventuais falhas, assegurando que as melhorias perdurem e contribuam para o crescimento sustentável da empresa.
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Para implementação da governança de processos no cliente é necessário a realizar um diagnóstico do ambiente para que seja possível entender as reais necessidades e o nível de maturidade da companhia. Esse diagnóstico é realizado através da técnica de mapeamento de processos, que tem como objetivo entender de forma simples como a unidade está operando representando cada passo: entradas, saídas e ações, através da utilização de fluxogramas e diagramas para realizar a análise inicial avaliando se está de acordo com os objetivos definidos pela alta gestão.
- Estudo Efetuado pela Equipe
Este estudo foi conduzido no âmbito da gerência responsável pela implementação de projetos submarinos, visando aprimorar a eficácia da governança de processos. O escopo dessa iniciativa envolveu as seguintes etapas: uma análise minuciosa da cadeia de valor do cliente para identificar e correlacionar os processos com as atividades em execução, uma avaliação da Ficha de Atribuição Gerencial (FAG) e a elaboração de uma Matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado).
Na representação gráfica a seguir, é possível visualizar a cadeia de valor do cliente e a interligação dos processos, além de um exemplo ilustrativo da Matriz RACI.
Após a fase inicial, foi realizado à priorização dos processos como ponto de partida para o mapeamento, seguindo as etapas definidas abaixo:
- Identificação de pontos críticos, gargalos e desafios;
- Definição dos processos a serem mapeados;
- Mapeamento do processo atual;
- Identificação de possíveis melhorias;
- Documentação, padronização e divulgação.
Para identificar pontos críticos, gargalos e desafios nas atividades, foram conduzidas entrevistas com os executores e clientes, visando compreender o fluxo de informações de maneira abrangente. Após a compreensão do fluxo e da importância de cada processo, realizou-se uma análise da cadeia de valor da empresa, identificando a gerência e os processos diretamente vinculados a ela.
A elaboração da MATRIZ RACI teve como objetivo compreender os papéis de responsabilidade em cada gerência, associando-os à ficha de atribuição gerencial. Em seguida, foi realizada à priorização dos processos em colaboração com o cliente, alinhada às suas necessidades específicas.
Após a priorização, avançou-se para a fase de entrevistas individuais com executores e clientes de cada etapa do processo, permitindo uma análise detalhada de cada passo da atividade. O objetivo foi desenhar o fluxo do processo atual para posterior análise e discussão com a equipe.
Realizou-se uma reunião abrangente para verificar a inclusão de todas as etapas no fluxo desenhado. Após a conclusão desta etapa, realizou-se uma análise interna, apresentando sugestões de melhorias para simplificar e tornar o processo mais funcional, reduzindo etapas e gargalos, se identificados.
Com as sugestões em mãos, passou-se à etapa de propostas de melhorias ao cliente, apresentando os benefícios em cada fase do processo. Após a aceitação das propostas, procedeu-se ao desenho do fluxo, incorporando as melhorias propostas e validando com os executores e a área cliente.
A etapa seguinte envolveu a padronização e divulgação à área cliente para disseminar a nova sistemática entre todos os envolvidos. As mudanças foram implementadas por etapa até que cada processo estivesse operando sem intercorrências. Finalizada a implantação, iniciou-se o monitoramento contínuo do processo para controlar e corrigir possíveis falhas e desvios.
Conclusão
Em resumo, quando os elementos fundamentais da governança de processos não recebem a devida atenção, as empresas podem enfrentar desafios que vão desde desalinhamento estratégico até ineficiências operacionais e desperdício de recursos. A falta de clareza nas responsabilidades e comunicação interna também pode prejudicar o funcionamento eficiente da organização.
Ao implementar uma governança eficaz, a empresa não apenas supera esses desafios, mas também coloca o cliente final no centro de suas prioridades. A estruturação cuidadosa da governança promove o trabalho em equipe, eliminando interferências entre áreas e níveis hierárquicos, graças à definição clara de papéis e responsabilidades.
A definição e mapeamento meticuloso dos processos desempenham um papel crucial nesse cenário, permitindo uma gestão eficiente dos recursos e otimizando os tempos de execução. O foco resultante na geração de valor para a empresa se traduz em benefícios tangíveis para os clientes.
Se você deseja explorar como a governança de processos pode impulsionar o crescimento do seu negócio, estamos à disposição na BIP, uma consultoria de transformação de negócios. Com uma abordagem personalizada, ajudamos empresas de diversos setores a alavancarem seus negócios. Entre em contato conosco para descobrir como podemos agregar valor à sua organização.
Referências
ABPMP – Association of Business Process Professionals. Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio: Corpo Comum de Conhecimento. 2013.
PRADELLA, Simone; FURTADOS, Joao Carlos; KIPPER, Liane Mählmann. Gestão de Processos: da Teoria à Prática. Atlas, 2017.
ARAUJO, Luis César G. de; GARCIA, Adriana Amadeu. Gestão de Processos: Melhores Resultados e Excelência Organizacional. Atlas, 2022.
Manual-EP-última-atualização.pdf. Universidade Federal de Pelotas. Disponível em: Manual-EP-última-atualização.pdf (ufpel.edu.br)SciELO – Brasil – Análise sobre os conceitos e práticas de Gestão por Processos: revisão sistemática e bibliometria. Disponível em: https://encurtador.com.br/wDGUW
